O que é eSocial? Confira tudo sobre o novo sistema!

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eSocial (Foto/divulgação)

A princípio, podemos definir o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) como uma folha de pagamento digital atrelado ao software que as empresas já utilizam para executar suas atividades.

O programa partiu do governo, que decidiu unificar em um único sistema o processo de fechamento de folha de pagamento, facilitando o cumprimento das obrigações trabalhistas. Em relação aos fins fiscais e jurídicos, a ferramenta é vinculada à Receita Federal, ao INSS, ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal.

Qual a função do eSocial?

Para combater as dificuldades enfrentadas pelas empresas em relação às folhas de pagamento, o eSocial foi criado. Neste sentido, ficou mais fácil para as instituições verificar o pagamento de seus funcionários, pois tudo está vinculado a uma única plataforma.

O surgimento do eSocial veio através do Decreto nº8.373, de 2014, que visava simplificar os processos. Porém, somente em 2018 que o sistema foi oficializado e lançado no mercado. Hoje, o eSocial é obrigatório para todos os tipos de empresas.

Sendo assim, o eSocial é responsável por centralizar todas as informações que devem ser repassadas aos órgãos públicos. Por isso, o sistema colabora para otimizar tempo, diminuir erros e falhas tributárias.

eSocial simplificado: o que é?

Além do eSocial completo, existe também sua versão simplificada, que pode ser definida como uma plataforma que unifica as principais obrigações, declarações mensais e informações das empresas aos órgãos públicos. Hoje, o eSocial simplificado parece favorecer mais o trabalhador.

Além do eSocial simplificado, o colaborador pode obter informações sobre direitos trabalhistas, como FGTS, férias, 13º salário, entre muitos outros.

Em relação às empresas, o acesso ao eSocial simplificado está relacionado a praticidade de envio e atualização das informações trabalhistas, além de possíveis divergências nos cadastros.

Como o eSocial funciona para as pequenas empresas?

O eSocial funciona de forma simples para as empresas: para começar, o profissional de DP envia ao sistema todas informações necessárias sobre colaboradores, especialmente ao CAGED, GFIP, RAIS e demais órgãos federais que mediam a relação entre empregador e colaborador.

As informações compõem eventos sobre:

  • Folha de pagamento;
  • Contratações;
  • Desligamentos;
  • Horas trabalhadas;
  • Alterações salariais.

Por isso, cada evento possui um prazo de envio, conforme a sua natureza. Por exemplo, quando falamos de admissões, os dados sobre ele devem ser enviados ao eSocial até o dia anterior à sua realização.

Paralelamente, em relação à folha de pagamento, as informações deverão ser submetidas até o dia 15 do mês subsequente. Sendo assim, o recolhimento de tributos e do FGTS permanece assegurado.

Neste sentido, a ideia da plataforma cogita reforçar a proteção dos direitos dos trabalhadores brasileiros sob regime CLT. Assim, evita que as empresas deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus, possivelmente driblando a legislação, recolhendo menos encargos do que originalmente devido.

Quais as obrigações foram substituídas pelo eSocial?

Após compreender como funciona o eSocial, é necessário apontar ser através desse sistema que a organização no envio de documentos foi facilitada. Antes, o método para isso era descentralizado e engraçado, mas, a realidade mudou.

Inclusive, após a integração do eSocial, todas as obrigações acessórias passaram a ser feitas em um único sistema, através dos eventos. Em suma, as obrigações, que foram substituídas e contempladas, foram:

  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  • CD (Comunicação de Dispensa);
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Folha de pagamento;
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • Livro de Registro de Empregados;
  • MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). 

Por outro lado, também há outros benefícios no sistema, como usar dados do sistema para integrar as informações necessárias para a plataforma do FGTS Digital. Com isso, a substituição das obrigações ficou muito mais fácil, especialmente para realizar auditorias dos dados do trabalhador.

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